Mail to Print legt größten Wert auf Datenschutz beim elektronischen Briefversand

Mail to Print legt größten Wert auf Datenschutz beim elektronischen Briefversand

Brief-online-Portal mit überzeugenden Sicherheitskonzepten

Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, die gesamte Unternehmenskorrespondenz online zu produzieren, wobei am Ende der Kette ein physisch erzeugter und verteilter Brief steht. Der Versender spart auf diese Weise kosten- zeitaufwändige Arbeitsprozesse, wie das Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren und Frankieren seiner Schriftstücke. Auch der lästige Weg zur nächsten Postfiliale oder zum nächsten Briefkasten wird eingespart und in der Regel ist der Brief bereits am nächsten Tag beim Empfänger

Neben der Qualität und der Zuverlässigkeit des Briefdrucks und ?versands, muss dem Kunden dabei die gleiche Datensicherheit geboten werden, wie beim herkömmlichen Briefversand. Insbesondere Unternehmen mit datenschutzrechtlich sensiblen Dokumenten, müssen sich frühzeitig mit den Risiken in Bezug auf den Datenschutz auseinandersetzen.

Mittlerweile gibt es bereits fast ein Dutzend Online-Briefportale und der Kunde muss sich bei seiner Wahl darauf verlassen können, dass sowohl bei der Datenübertragung, wie auch beim Druckdienstleister, der Schutz seiner Daten absolut gewährleistet ist.

Das Brief-online-Portal (www.briefonlineportal.de)der Ratinger Mail to Print GmbH bedient sich beispielsweise bei der Datenübertragung der gleichen Verschlüsselung wie etwa die Banken beim Online-Banking: Eine SSL-Datenleitung mit 128 Bit Verschlüsselung.

Der Briefdruck erfolgt ausschließlich bei sicherheitszertifizierten Druckdienstleistern, bei denen jeder Bediener oder Bedienerin bei jedem Dokument namentlich hinterlegt ist.

Der Datenschutz ist und bleibt bei der Nutzung des Brief-online-Portals das zentrale Thema. So unterliegt die Mail to Print GmbH dem Datenschutz nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben und den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG. Die Einhaltung dieser datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird kontinuierlich von einem Datenschutzbeauftragten überwacht, der wiederum ständig nach neuesten gesetzlichen Datenschutzvorgaben und Richtlinien geschult wird. Die Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten sind sehr umfangreich. Sie erfordern rechtliche, technische und organisatorische Fähigkeiten.

Darüber hinaus trifft Mail to Print die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen, um Daten vor unerlaubtem Zugriff, unerlaubten Änderungen, Offenlegungen und Vernichtung zu schützen. Oberste Priorität liegt ebenfalls auf dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf Systeme, auf welchen Mail to Print personenbezogene Daten speichert.

Des Weiteren sind alle Mitarbeiter der Mail to Print GmbH dem Briefgeheimnis nach § 39 PostG verpflichtet und unterliegen hier besonders scharfen rechtlichen Prüfkriterien.

Das Sicherheitskonzept der Mail to Print konnte vor wenigen Wochen einer Prüfung auf Datensicherheit und allgemeine Betriebssicherheit standhalten, die durch einem ihrer Großkunden (einem der größten, global agierenden Telekommunikationsunternehmen) im Rahmen routinemäßiger Datenschutzkontrollen durchgeführt wurde.

Informationen zum Brief-online-Portal

Unter www.briefonlineportal.debietet das Ratinger Unternehmen Mail to Print die Möglichkeit, die gesamte Unternehmenskorrespondenz online zu produzieren, wobei am Ende der Kette ein physisch erzeugter und verteilter Brief steht.

Das Brief-online-Portal, kurz „BoP“ genannt, bietet sich für jegliche Korrespondenz an: Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Direkt-Mailings etc. Der Clou dieser Portallösung: Bei der Postabfertigung werden zahlreiche Verarbeitungsschritte eingespart. Kein Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren Frankieren und Aufliefern: Vom PC direkt in den Briefkasten des Empfängers!

Das Handling des Postversands über „BoP“ (http://www.briefonlineportal.de/)ist denkbar einfach und ohne Mindestmengen, ohne Grundgebühren und ohne Vertragsbindung zum „All inclusive-Preis“ möglich: Der komplette Brief ? Druck Zustellung – ab 55 Cent! (1 Seite S/W-Druck zzgl MwSt.)

Die Produktbreite reicht vom Standardbrief bis zum Maxibrief, je nach Kundenwunsch wird schwarz-weiß oder farbig, ein- der doppelseitig gedruckt oder auch ein Überweisungsträger zugelegt. Auch der im Preis noch günstigere Versand von Infobriefen / Infopost (adressierte, inhaltsgleiche Sendungen) – mit oder ohne Beileger – ist möglich.

Egal, ob 1 Brief oder 500 Briefe versandt werden: Der Kunde bezahlt nur die Briefe, die er als Druck- und Versandauftrag übermittelt.
Der Brief-online-Versand funktioniert weltweit: 100 % Flächendeckung, 7 Tage in der Woche, 24 Stunden am Tag.

Das Brief-online-Portal eignet sich nicht nur für Freiberufler oder Klein- und Mittelstandsunternehmen, sondern auch für größere Organisationen oder Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Zur Abrechnung innerhalb eines Unternehmens können über die „BoP-Software“ sogar für verschiedene Personen, bzw. Abteilungen oder Niederlassungen, Kostenstellen eingerichtet werden.

Besonders Unternehmen aus den Bereichen Inkasso, Versicherung, Handel etc. nutzen das Brief-online-Portal bereits vielfältig (Rechnungen, Mahnungen, allgemeine Korrespondenz, Mailings, uvm.) und wissen die universellen Möglichkeiten und das Einsparpotential in hohem Grade zu schätzen!

Außerordentlich interessant ist diese Portal-Lösung auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der BRD. Der Versand der Briefsendungen ist weltweit möglich. Es gelten auch im Ausland die im „BoP“-Tarifrechner (https://bop.mailtoprint.de/tarifrechner)ausgewiesenen Kosten.

Überzeugend sind auch die Sicherheitskonzepte: Alle dem Briefonlineportal übermittelten Daten werden verschlüsselt über zertifikatsgesicherte Datenwege übertragen. Eine SSL-Datenleitung mit 128 Bit Verschlüsselung ist der Sicherheitsstandard, der auch bei der Übermittlung von Daten unter Banken zur Anwendung kommt.

Als zusätzlichen Service bietet Mail to Print dem Kunden den Download kostenloser Geschäftsvorlagen an: In Briefvorlagen, Angebotsvorlage, Bestellvorlage, Rechnungsvorlage und Mahnungsvorlage können die persönlichen Kontakt- und Geschäftsdaten bequem in Kopf- und Fußzeile eingefügt werden, ebenso das entsprechende Firmenlogo. Auf Wunsch übernimmt Mail to Print sogar die Erstellung der individuellen elektronischen Geschäftvorlagen gegen eine geringe Aufwandpauschale.

Das POSTMASTER-Magazin beschreibt in seiner aktuellen Ausgabe 3/2009 die Online-Briefportale im Detail und bescheinigt Mail to Print ein besonders vielseitiges Angebot: http://postmaster-magazin.de/archiv/19_03_09/online_briefportale.pdf

Unternehmensinformation Mail to Print
Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH wurde im Juni 2007 als „Start-Up-Unter-nehmen“ in Ratingen gegründet. Nicht als klassisches Briefverteil-Unternehmen, sondern als Anbieter einer neutralen, Konzern unabhängigen Plattform für DV-gestützte Postmehrwertdienste mit innovativem Charakter hat Mail to Print im liberalisierten Briefmarkt in Deutschland eine Position besetzt. Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden.

Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt Mail to Print heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment. Mit dem Produktbereich BDS (Brief Distribution Solution) bietet Mail to Print eine Lösung die sich speziell an Großkunden mit hohem Postaufkommen richtet. Führende Telekommunikations-Unternehmen oder Internetportalanbieter wissen diesen Service bereits zu nutzen. Einmalig ist auch das Service-Online-Portal (SOP). Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe.

Das Briefonlineportal (BoP) ist die Produktlinie für den breiten Markt.

Kontakt:
Mail to Print
Innovative Briefdistribution GmbH
Stadionring 16
40878 Ratingen
Tel.: 02102-55 66 100
Fax: 02102-55 66 199
Mail: info@mailtoprint.de
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